制作事業部制作部では、大量の書類を電子化し、書類の溶解処理までトータルで行う文書電子化業務を行っています。
業務内容
大規模文書電子化
文書電子化は以前から行っていましたが、会社まるごとの大規模文書電子化を行うようになりました。単に依頼を受けて作業するだけでなく、ち密なスケジューリングや部署毎のリスト作成、Teams での説明会を開催するなど、コンサル業務も含めて進めています。
文書電子化作業での苦労点
1.現地に赴き、文書量を全てメジャーで計測︕片面か両面かの確認も
実際の棚
一番の苦労は文書量を直接計測する事です。お客様にお願いすると、キャビネットの幅のみ、ハードファイルの背幅のみの計測だったりと、慣れていらっしゃらない分、アバウトな事が多いです。実際は、キャビネットが90センチ幅でも、ギュッと詰めれば70センチ位になったり、背幅８センチのハードファイルでも、中身はスカスカで３センチ位しかなかったりします。だいたい１センチで紙100枚相当なので、アバウトな計測では、正確な見積が出せません。そのため、経験豊富な制作部の部員が赴いて、メジャーで直接計測することが大切になってきます。また、片面原稿か両面原稿かも重要で、片面だと100ページですが、両面だと倍の200ページになります。そういう細かい所も、きちんと確認しています。
2.よりよい作業環境のためのアドバイスも行う
電子化したデータを効率的に使えるように、お客様と相談しながら、ツリーの構築やPDF名称の付け方まで、より良いフォルダ構成になるよう提案もしています。
3.4万件以上のデータの検収作業
完成したデータは制作部全員で全てのデータを開いてチェックしています。スキャンデータが曲がっていないか、名称が正しいかなど、膨大な量でも手を抜くことはできません。４万枚を超えることもありますが、ひとつひとつ開いて、検収しています。